Depuis quelques mois, les entreprises s’inquiètent de la mise en place d’une obligation future de facturation électronique. Les entrepreneurs ont en effet manifesté leurs angoisses, vis-à-vis du manque d’accompagnement pour ce passage à ce nouveau modèle de facturation.
Cette nouvelle obligation, qui devait entrer en vigueur à compter du 1er juillet 2024 est reportée. Un amendement n° I-5395 a ainsi été déposé dernièrement. Celui-ci indique la mise en place progressive de la facturation électronique à partir de 2026 et jusqu’en 2027.
La facturation électronique, autrement nommée e-invoicing sera nécessaire pour toutes les opérations d’achats et de ventes de biens ou de prestations de services, émises sur le territoire national par des entreprises assujetties à la TVA.
D’autre part, certaines opérations non soumises à la facturation électronique, devront faire l’objet de e-reporting. En d’autres termes, certaines informations sur ces transactions avec des particuliers seront transmises à l’administration fiscale française.
Les entreprises ne seront pas toutes concernées en même temps. A partir du 1er septembre 2026, seules les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront se mettre en conformité. Les petites et moyennes entreprises et les microentreprises pourront attendre le 1er septembre 2027, pour appliquer ces nouvelles règles.
Cependant, si la date d’obligation d’émettre des factures électroniques est différente pour les entreprises, elles seront tenues d’accepter leur réception dès le 1er septembre 2026.
L’un des arguments avancés par le gouvernement est la lutte contre la fraude à la TVA, recette non négligeable de l’Etat. En effet, il semblerait que celle-ci engendre de lourdes pertes évaluées entre 20 et 25 milliards d’euros par an. D’autre part, la protection des entreprises en matière d’échanges et de transmission de factures paraît aléatoire. La facturation électronique vise aussi à sécuriser toutes les transactions.
Pour les entrepreneurs, les avantages ne sont pas négligeables. Le gain de temps est, entre autres, l’un des atouts majeurs de cette réforme. Les opérations de comptabilité chronophages seront désormais effectuées automatiquement. Factures, devis, relances pour impayés seront générés en quelques clics. D’autre part, les documents sont archivés numériquement 3 ans sur un support, puis 3 ans sur un support différent et les éventuelles recherches seront plus rapides. Au diable, les piles de classeurs ! Des outils de recherche vous permettront d’accéder facilement au dossier recherché. La facilité et la fluidité deviennent les maîtres mots de la comptabilité.
Le pré remplissage des déclarations de TVA et la transmission des données à l’administration fiscale ne demanderont plus aucune intervention de la part du comptable.
La sécurité et la confidentialité sont assurées par des systèmes de cryptage et des protocoles d’authentification. Grâce aux trois formats structurés (XML CII, XML UBL et la Facture-X), il est désormais presque impossible d’accéder à un document, pour une personne étrangère aux services.
Par ailleurs, un document comptable doit obligatoirement comporter des mentions et être conforme légalement et fiscalement. Les logiciels de facturation électronique incluent les changements et la mise en conformité, dès qu’une nouvelle obligation est émise.
Le suivi des activités de l’entreprise est « observé » de bout en bout, grâce à l’analyse des factures. Leur règlement ou leur non-règlement est notifié immédiatement, ce qui permet à l’entrepreneur d’être, en temps réel, au fait des résultats de sa société.
Terminés les erreurs de chiffres, de virgules, de reports … le logiciel de facturation réduit considérablement cet inconvénient. D’autre part, la rapidité d’émission des documents et le temps de délai raccourci des paiements permettent d’être plus compétitif sur le marché.
Enfin, le gain de papier permet aux entrepreneurs de réduire leur empreinte écologique. Et d’autre part, il participe à la réduction des coûts administratifs.
Celle-ci demande l’intervention de plusieurs acteurs, parmi lesquels l’entrepreneur devra faire un choix.
Le Portail Public de Facturation, ou PFF, dépend de l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE). Cette plateforme offre un service d’e-invoicing et d’e-reporting et permet d’effectuer des contrôles.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire, ou PDP sont, quant à elles privées. Celles-ci proposent un panel plus étendu de services, concernant tout le cheminement des factures, mais aussi des audits. Elles doivent par ailleurs être qualifiées ISO 27001, héberger leurs données en Europe et utiliser des prestataires qualifiés SecNumCloud.
Elles répondent à plusieurs obligations de services, telles que la vérification des signatures électroniques, la conversion entre les différents formats, un accès sécurité. Cependant, elles ne sont pas tenues de proposer la saisie des factures, leur archivage, la signature électronique des documents, le mode de conformité « EDI » ou une proposition de dépôt PDF.
Enfin, les Opérateurs de Dématérialisation (OD), sont couplés avec le Portail Public de Facturation pour les opérations d’émission et de réception de facture électronique, ainsi que pour l’envoi des renseignements à l’administration fiscale.
Ils sont tenus de créer des documents dans les formats adéquats, d’effectuer les pré-contrôles, de déposer les factures sur le PPF et de les émettre, et enfin d’offrir des services de paiement.
Il existe cependant un point commun à ces différentes formules. Toutes doivent intégrer un système de suivi de statuts des factures. Les mentions de « dépôt » quand la facture est acceptée par la plateforme de l’émetteur, de « rejet » si la facture n’est pas conforme, de « refus » par le destinataire ou « encaissée » sont obligatoires.
L’entrepreneur sera tenu de choisir entre ces différentes plateformes, selon les besoins de sa société.
Ainsi, le Portail Public de Facturation, service gratuit dépendant de l’Etat, concerne plus particulièrement les entreprises émettant peu de factures. En effet, une saisie manuelle est nécessaire et permet un gain de temps et d’erreurs moins significatifs que les autres plateformes. Par défaut de choix, dès la mise en place des nouvelles mesures, il deviendra la plateforme des entreprises.
Largement sollicitées, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires offrent un panel beaucoup plus large de services. D’autre part, elle laisse le choix à l’entrepreneur de choisir un prestataire, dès lors que celui-ci est immatriculé et certifié par l’administration.
Non immatriculés par l’Etat, les Opérateurs de Dématérialisation servent plutôt d’intermédiaires, et doivent obligatoirement être couplés avec le Portail Public de Facturation.
La facturation électronique ou e-invoicing sera donc mis en place progressivement au cours de l’année 2026. Cette nouvelle obligation concerne ainsi l’obligation de dématérialisation des documents comptables, notamment ceux relatifs à l’émission et à la réception des factures, via une plateforme de dématérialisation.
Etroitement lié à l’e-invoicing, le e-reporting est en quelque sorte un complément. Il concerne toutes les opérations non prises en compte par l’e-invoicing, c’est-à-dire celles émises avec des particuliers. D’autre part, sont aussi assujetties à cette mesure, les entreprises qui ne sont pas installées en France.
Le processus est le même que pour la facturation électronique. Les différents acteurs peuvent utiliser le Portail Public de Facturation, ou une plateforme immatriculée et agréée par le Gouvernement. Les données seront toutefois générées moins automatiquement et demanderont une part de rentrées manuelles, ces entreprises ne possédant pas de documents standardisés. Toutefois, l’administration fiscale a déjà prévenue qu’elle était dotée de logiciels permettant de vérifier l’exactitude des données émises par les entreprises.
Celle-ci seront par ailleurs tenues à des fréquences d’envoi de rapport hebdomadaire tous les 4 jours pour les entreprises soumises à un régime fiscal classique, et tous les 7 jours pour les entreprises soumises à un régime fiscal particulier.
La liste des données à transmettre à l’administration fiscale pour les entreprises non-assujetties à la TVA comporte :
- Le numéro SIREN de l’assujetti
- La période correspondant à la transmission ou la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits »
- Le sujet de la transaction (livraison, prestations de services)
- Le montant total hors taxe et avec la taxe
- Le montant total de la taxe due en France
- La devise
- La date de la ou des différentes transactions
- Le nombre de transactions quotidiennes
- Le numéro de facture (si facturation électronique).
Les opérations de prestations de services quant à elles, comportent moins de données obligatoires. Elles doivent notifier :
- Le numéro SIREN
- La période correspondant à la transaction
- La date d’encaissement réelle
- Le montant
- Le numéro de facture.
La mise en place de l’obligation de facturation électronique est aussi accompagnée par de nouvelles modalités. Ainsi, outre les mentions déjà incontournables qui doivent figurer sur une facture, quatre ont fait leur apparition.
L’adresse de livraison est désormais nécessaire, s’il s’agit d’une vente de biens et si l’adresse est différente de celle notifiée pour la facturation.
Facultatif jusqu’à présent, le numéro de SIREN ou de SIRET apparaîtra, en cas de facturation émise à l’ordre d’un client professionnel.
Par ailleurs, la catégorie de commande est désormais détaillée. Il peut s’agir d’une livraison de biens ou de marchandises, de prestations de services ou les deux à la fois soit, une livraison et une prestation de services.
La 4ème mesure concerne l’option de paiement de la TVA au débit. L’entrepreneur a le choix entre deux régimes. L’un induit le paiement d’après les encaissements, l’autre le paiement d’après les débits. Cette deuxième option nécessite l’apparition de la mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits ».
Au total, une facture comporte 34 mentions obligatoires. En cas de non-respect, des sanctions sont établies à hauteur de 15 euros pour chaque facture non conforme, dans la limite de 15.000 euros par an.
Dans le but de sécuriser les factures émises, il est possible de signer électroniquement le document ou d’apposer un cachet électronique qualifié.
La signature électronique doit être « avancée », en d’autres termes, elle permet l’identification de la personne et répond aussi à un niveau de sécurité élevé. Elle fait l’objet d’un certificat qualifié de signature électronique, délivré par un organisme répertorié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).
Certains entrepreneurs optent pour le cachet électronique qualifié, tout aussi sécuritaire. Également délivré par un prestataire de service, il répond de l’authenticité du document et de l’identité de son émetteur.
Véritable révolution, la facturation électronique demande cependant quelques changements et ajustements dans les services de comptabilité.
Grâce au report de sa mise en œuvre, l’entrepreneur, même s’il doit anticiper cette évolution, n’est plus tout à fait dans l’urgence. Il peut donc procéder par étape.
Il convient ainsi d’informer tous les acteurs de ce changement sur les aspects de cette nouvelle règlementation, afin qu’ils possèdent l’entière maîtrise de ce dossier. Par ailleurs, des formations seront peut-être nécessaires, pour accompagner les collaborateurs.
Il est aussi nécessaire de faire un bilan, en matière de connaissances informatiques comptables. Si vous possédez déjà un logiciel de facturation électronique, peut-être qu’il ne correspondra plus aux nouvelles exigences gouvernementales. Il est aussi intéressant de passer en revue les clients et toutes les notions s’y rapportant (coordonnées postales, comptables, administratives …). Une mise à jour des numéros de SIRET et SIREN sera certainement nécessaires, puisque leur mention est intégrée dans les nouvelles normes obligatoires à faire figurer sur les factures.
Par ailleurs, il convient de définir les besoins stricts en matière de comptabilité. Cette étape cruciale permettra à l’entrepreneur de mieux choisir une plateforme de dématérialisation pour ses documents comptables. Les offres sont très variées et certaines offrent des possibilités qui vous concernent peut-être. Le bilan effectué, l’entrepreneur peut d’ores et déjà opter pour tel ou tel prestataire.
La mise en place de ces nouvelles mesures va nécessairement avoir un impact sur tous les collaborateurs, sur les clients, les fournisseurs … Il est ainsi judicieux d’accompagner ce nouveau défi et d’anticiper au mieux les demandes de formation, l’achat de nouveaux matériels informatiques …, et de quérir l’adhésion des acteurs impliqués.
Tout changement profond dans la manière d’effectuer telle ou telle tâche demande un accompagnement de toute la sphère concernée. La mise en place de la facturation électronique, même si elle est synonyme d’avancée en la matière, ne déroge pas à cette règle. L’anticipation et l’accompagnement seront ainsi gages de réussite.
