Afin de lutter contre la fraude à la TVA, l'État instaure progressivement l'obligation d'utilisation d'un logiciel de facturation. La direction générale des Finances Publiques définit ce logiciel comme « un outil apte à noter la comptabilité et les paiements reçus en contrepartie de ventes de marchandises ou de prestations de services ». Cependant, pour le moment, les auto-entrepreneurs en franchise de TVA ne sont pas concernés par cette loi.
Si ce logiciel n'est pas encore obligatoire pour toutes les formes de sociétés, il est largement conseillé dès lors que la tenue d'une comptabilité s'impose.
Les avantages d'un logiciel de facturation en ligne
Le gain de temps reste un des avantages majeurs. Les documents sont établis très rapidement et facilement. Un devis peut, en un clic, se transformer en bon de commande, puis en bon de livraison et enfin en facture. Le caractère automatique du logiciel permet d'envoyer les devis et les factures, mais aussi les relances pour sommes impayées.
La centralisation des données clients autorise l'automatisation de nombreuses tâches chronophages. Adresse, taux de TVA applicable, rabais éventuel, modalités particulières de facturation : toutes les mentions sont préétablies. Terminés les doublons ne reprenant pas les mêmes informations, vous disposez d'une base de données saines.
Le logiciel permet de respecter les règles principales inhérentes à toute facturation. Certaines obligations législatives et comptables ne peuvent en effet déroger à la règle établie : identification claire des entreprises, date d'émission, délai de paiement, taux de la TVA et des éventuelles pénalités de retard, numéro de facture chronologique. Celui-ci sera d'ailleurs conçu par le logiciel de façon continue, automatiquement.
Autre avantage non négligeable : la disparition des erreurs dues aux nombreux copier-coller et autres reports de sommes. Toutes les spécificités liées à un client sont reportées sur chaque document et les calculs sont automatiques. Sur un graphique mensuel, est renseigné le montant généré par la vente de produits ou la fourniture de prestations de services.
Les fonctionnalités d'un logiciel de facturation
Tous les logiciels ne proposent pas les mêmes services, mais à minima la gestion des factures est incluse. Le document reprend les mentions obligatoires et toutes les informations permettant l'établissement de la facture, selon les conditions établies entre les deux parties.
Les logiciels les plus complets proposent un suivi complet de toute la facturation et une information de son évolution. L'édition des devis, bons de commande, bons de livraison et factures est automatisée. Ils autorisent un envoi à toutes les personnes concernées par le dossier en cours, notamment celles œuvrant dans le domaine de la comptabilité.
L'unicité des informations client est de même un gain de temps très important. Le suivi des clients est rapide et sans erreur possible. Le suivi des affaires, représenté par des tableaux de bord et des statistiques, permet à la société, d'un seul coup d'œil, de se rendre compte de l'état des finances à un moment défini.
Le choix d'un logiciel de facturation
Le choix s'opère principalement selon les besoins de l'entreprise et le budget alloué. Certains sont d'ailleurs gratuits. Si un comptable s'occupe déjà des comptes, un simple logiciel de facturation est recommandé, avec un accès direct au logiciel pour cet expert. Si le but est d'acquérir un logiciel qui gère toute la comptabilité, mieux vaut se renseigner sur les packs « tout-en-un ».
Certains logiciels permettent de transformer les données existantes en écritures comptables de façon automatique ou manuelle.
La facilité d'utilisation est aussi un critère important. La clarté et l'intuitivité sont à prendre en compte, pour ne pas perdre de temps. Les logiciels autorisent généralement un essai gratuit très pratique, pour se rendre rapidement compte des qualités et des défauts éventuels.
La personnalisation reste optionnelle mais très intéressante. Pouvoir ajouter le logo de son entreprise sur les documents, rédiger un petit texte de remerciement ou de présentation de la société : autant de plus qui s'afficheront automatiquement. Certains logiciels proposent aussi des modèles différents de factures selon le client.
Le fonctionnement
Les logiciels les plus aisés d'utilisation proposent différentes icônes : profil, clients, prestations, factures, devis, dépenses, statistiques. Le travail le plus important se fait au début. Il convient en effet de renseigner le profil de l'entreprise, le numéro SIRET, les informations comptables et l'identification. Sont ensuite indispensables les renseignements clients et la liste des prestations proposées.
Cette tâche peut se montrer fastidieuse si le nombre de clients est élevé. Mais une fois les renseignements dans la base, tout sera généré automatiquement, en quelques clics. Les factures et les devis rattachés à un client apparaîtront après chaque opération et seront archivés.
L'utilisation d'un logiciel de facturation, s'il n'est pas encore obligatoire pour toutes les entreprises, devient un outil presque indispensable. Les utilisateurs n'ont pas relevé d'inconvénients majeurs à son emploi. Au contraire, le temps gagné et la justesse des documents générés automatiquement permet à son acquéreur de profiter d'une tranquillité d'esprit particulièrement profitable à l'élaboration de nouveaux projets.
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L'utilisation d'un logiciel de facturation est-elle obligatoire ?
Pour les auto-entrepreneurs en franchise de TVA, non. Mais dès que vous êtes assujetti à la TVA, l'utilisation d'un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude (LAF) est obligatoire. Le logiciel doit garantir l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données.
Puis-je transformer un devis en facture ?
Oui, en un clic. Une fois le devis accepté par votre client (signé « bon pour accord »), vous le convertissez en facture sans ressaisir les prestations. Le numéro de facture est attribué automatiquement et la cohérence des montants est garantie.
Comment se passe l'envoi des factures ?
Trois options : envoi direct par email depuis l'outil (le client reçoit un PDF avec un lien de paiement optionnel), téléchargement PDF que vous joignez à votre propre email, ou impression pour un envoi postal. Chaque facture envoyée par email est tracée (ouverture, clic).
Puis-je personnaliser mes factures ?
Oui : ajout de votre logo, choix des couleurs, personnalisation des mentions de pied de page, ajout d'un texte de remerciement, choix d'un modèle parmi plusieurs templates. Les mentions obligatoires sont systématiquement présentes mais leur présentation est ajustable selon votre identité visuelle.
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