Logiciel de facturation en ligne gratuit : Yoyolo

Afin de lutter contre la fraude à la TVA, l’Etat instaure, petit à petit, l’obligation d’utilisation d’un logiciel de facturation. La direction générale des Finances Publiques définit ce logiciel comme « étant un outil apte à noter la comptabilité et les paiements reçus en contrepartie de ventes de marchandises ou de prestations de services ». Cependant, pour le moment, les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés par cette loi. Il faut en effet être assujettis à la TVA.

Mais, si ce logiciel n’est pas encore obligatoire pour toutes les formes de sociétés, il est malgré tout largement conseillé, dès lors que la tenue d’une comptabilité s’impose.


Comment ça marche ?


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Les avantages d’un logiciel de facturation en ligne

Le gain de temps reste un des avantages majeurs. En effet, les documents sont établis très rapidement et facilement. D’autre part, un devis peut, en un clic, se transformer en bon de commande, puis en bon de livraison et enfin en facture. Le caractère automatique du logiciel permet d’envoyer les devis et les factures, mais aussi les relances pour sommes impayées.

Par ailleurs, la centralisation des données clients autorise l’automatisation de nombreuses tâches chronophages, telles que l’édition de factures ou de devis par exemple. Adresse, taux de TVA applicable, rabais éventuel, modalités particulières de facturation … toutes les mentions sont préétablies. Terminés les doublons ne reprenant pas les mêmes informations, vous disposez d’une base de données saines.

Le logiciel vous permet par ailleurs, de respecter les règles principales inhérentes à toute facturation. Certaines obligations législatives et comptables ne peuvent en effet déroger à la règle établie. Des mentions doivent apparaître systématiquement sur les documents : identification claire des entreprises, date d’émission, délai de paiement, taux de la TVA et des éventuelles pénalités de retard, numéro de factures … Celui-ci sera d’ailleurs conçu par le logiciel de façon continue, automatiquement. De même, le logiciel prévoit un classement des factures. Plus de recherches dans des classeurs rangés aléatoirement, les factures sont toutes enregistrées et reliées au nom du client.

Autre avantage et non des moindres : la disparition d’erreurs dues aux nombreux « copier -coller » et autres reports de sommes. Toutes les spécificités liées à un client sont reportées sur chaque document et les calculs sont automatiques. Ainsi, apparaissent les renseignements tels que vous les avez notifiés lors de la création de la fiche client.

Dans la plupart des cas, les logiciels de facturation proposent une option qui permet aussi un suivi de toutes les opérations générées par l’activité de l’entreprise. Ainsi, sur un graphique mensuel, est renseigné le montant généré par la vente de produits ou la fourniture de prestations de services.

Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation

Tous ne proposent pas les mêmes services, mais, à minima, la gestion des factures est incluse dans le programme. Le document reprend les mentions obligatoires et toutes les informations permettant l’établissement de la facture, selon les conditions établies entre les deux parties.

Les logiciels les plus complets, proposent, quant à eux, un suivi complet de toute la facturation et une information de son évolution. L’édition des devis, bons de commande, bons de livraison et factures est automatisée. D’autre part, ils autorisent un envoi à toutes les personnes concernées par le dossier en cours et notamment celles œuvrant dans le domaine de la comptabilité.

L’unicité des informations client est de même un gain de temps très important pour une entreprise. Le suivi des clients est ainsi rapide et sans erreur possible. De même, le suivi des affaires, représenté par des tableaux de bord et des statistiques, permet à la société, d’un seul coup d’œil, de se rendre compte de l’état des finances, à un moment défini.

Le choix d’un logiciel de facturation

Le choix s’opère principalement selon les besoins de l’entreprise et le budget alloué à cet investissement. Certains sont d’ailleurs gratuits. En effet, si un comptable s’occupe déjà des comptes, un simple logiciel de facturation est recommandé, avec un accès direct au logiciel pour cet expert. Par contre, si le but est d’acquérir un logiciel qui gère toute la comptabilité, mieux vaut alors se renseigner sur les packs « tout-en-un ». Ceux-ci automatiseront alors les tâches de devis, de facturation, de comptabilité et de gestion commerciale, si besoin.

Il est aussi à noter que certains logiciels permettent de transformer les données existantes en écritures comptables de façon automatique ou manuelle.

La facilité d’utilisation du logiciel convoité est aussi un critère important. La clarté et l’intuitivité sont à prendre en compte, pour ne pas perdre de temps et retrouver les informations nécessaires facilement. Les logiciels autorisent généralement un essai gratuit très pratique, pour se rendre rapidement compte des qualités et des défauts éventuels du site et choisir en toute connaissance de cause.

D’autre part, la personnalisation reste aussi optionnelle mais toutefois très intéressante. Pouvoir par exemple ajouter le logo de son entreprise sur les documents est, en effet, une option à prendre en compte. De même, rédiger un petit texte de remerciements ou de présentation de la société, est un plus, qui viendra s’afficher automatiquement. Certains logiciels proposent aussi des modèles différents de factures, en fonction du client.

Le fonctionnement

Les logiciels les plus aisés d’utilisation proposent différentes icônes : profil, clients, prestations, factures, devis, dépenses, statistiques. Le travail le plus important se fait au début. Il convient en effet de renseigner le profil de l’entreprise, le n° SIRET, les informations comptables et l’identification. Sont ensuite indispensables les renseignements « clients » et la liste des prestations proposées par l’entreprise.

Cette tâche nécessaire peut se montrer fastidieuse, si le nombre de clients est élevé. Mais, une fois les renseignements dans la base, tout sera généré automatiquement, en quelques clics.

Les factures et les devis rattachés à un client apparaîtront après chaque opération et seront archivés.

L’utilisation d’un logiciel de facturation, s’il n’est pas encore obligatoire pour toutes les entreprises, devient malgré tout un outil presque indispensable. En effet, les utilisateurs n’ont pas relevé d’inconvénients majeurs à son emploi. Au contraire, le temps gagné et la justesse des documents générés automatiquement permet à son acquéreur, de profiter d’une tranquillité d’esprit particulièrement profitable à l’élaboration de nouveaux projets.